I documenti sono un patrimonio informativo di indiscutibile valore per l’azienda, ma ottimizzare la loro archiviazione, organizzazione, gestione e reperimento spesso rappresenta una sfida. Ogni azienda, anche se piccola, conta – anno dopo anno – tantissimi documenti da conservare, sia per legge, sia perché rappresentano la memoria di ogni attività lavorativa. Fatture, preventivi, offerte, bollette, contratti, scambi di mail, bolle di spedizione, cedolini e buste paghe… le tipologie di documenti importanti sono tante e disparate.
Conviene quindi adottare una “struttura” per rendere efficiente l’archivio digitale, cioè un software (che si chiama Adiuto) per la gestione dei documenti aziendali.
In questo modo è garantita la tracciabilità delle informazioni ed è possibile avere una gestione ordinata.
Ecco quello che è possibile fare con Adiuto, soluzione di cui MDS Consultancy è distributore ufficiale per l’Italia.
Come funziona il software di gestione dei documenti aziendali Adiuto
Grazie a questa soluzione è possibile caricare, consultare e modificare i documenti e informazioni attraverso un’area personale, intuitiva e di facile utilizzo. Puoi caricare i documenti manualmente oppure impostare degli automatismi da qualsiasi fonte: stampante multifunzione, e-mail, software gestionali, dispositivi mobili e fax.
Una volta acquisiti i documenti nel sistema Adiuto, è possibile inviarli e condividerli con chiunque in pochi click. Le funzionalità di integrazione con i software gestionali più utilizzati, ti aiuteranno ad arricchire i documenti con preziose informazioni contenute nei tuoi database, senza riscrivere i dati manualmente.
Chi può installarlo
Il software di gestione dei documenti aziendali Adiuto può essere adottato da aziende di qualsiasi settore e tipologia di attività. Inoltre si integra a qualsiasi sistema informativo in uso (AS400, SAP, Mago.Net, etc).
La gestione dei documenti aziendali in sicurezza
I dati aziendali sono la risorsa più preziosa di ogni organizzazione e per questo devono essere gestiti con la massima attenzione e in sicurezza. Il software di gestione dei documenti aziendali Adiuto consente un accesso personale e sicuro al portale tramite autenticazione, per poter caricare, consultare e condividere un documento digitale. Puoi mostrare o nascondere i contenuti in base all’utente collegato: ogni persona, in base al suo ruolo in azienda, avrà accesso o meno ai diversi documenti.
WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEM
Cosa permette di fare
- Ottimizzare le risorse e la gestione di tutti i processi aziendali:
- Nota Spese (link per il sito)
- Ciclo Attivo e Passivo (fatture e DDT)
- Gestione Ordini
- Gestione Preventivi
- Generazione ed archivio di offerte
- Garanzie
- Contratti
- Gestire e monitorare lo stato di avanzamento di pratiche e istanze, migliorando la comunicazione fra i reparti aziendali.
- Ridurre gli errori, scarti e tempi di lavoro nella gestione dei documenti.
- Trovare facilmente i documenti e le informazioni, senza ricorrere agli archivi cartacei. Disponibili ovunque, con la possibilità di condividerli con chi desidero.
- Eliminare i costi e i rischi degli archivi cartacei (occupazione spazio, incendi, allagamenti…).
- Collegare i documenti con i principali ERP aziendali.
- Eliminare la carta grazie alle funzionalità di Archiviazione Sostitutiva a norma.
- Consultazione e implementazione del documento, con la completa tracciabilità delle attività svolte, eliminando definitivamente il problema dei documenti persi.
Alcuni vantaggi per chi lavora con la P.A.
- Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva a norma di legge
- Esegue il controllo e la validazione dei file .xml.
- Apporre le firme elettroniche qualificate.
- Inviare il file al sistema di interscambio con certificazione dell’invio.
- Archiviare e monitorare notifiche ricevute.
- Conseguente conservazione sostitutiva.
