Siamo nel 2026, tutto è in cloud ma le stampanti sono ancora ancorate al print server
In breve
Hai portato nel cloud posta, file, gestionale e telefonia. Poi c’è la stampante del negozio in periferia, che per funzionare vuole ancora un print server, una VPN e qualcuno che vada a installare i driver. Il print server è il freno a mano del Cloud Shift: ti tiene appese VPN e MPLS, lascia i gestionali cloud senza stampanti e affida la scansione via mail a una password che non scade mai.
Perché il print server frena il Cloud Shift?
Un progetto di Cloud Shift ha una logica semplice: meno cose in casa, meno cose da tenere accese, aggiornare e proteggere. Il print server è esattamente il contrario: un server Windows da tenere aggiornato, un driver per ogni modello di stampante, una coda per ogni sede e una rete che deve funzionare perché si possa stampare un documento di trasporto.
È l’unico pezzo di infrastruttura sopravvissuto a ogni migrazione, e per un motivo non tecnico: funziona, quindi nessuno lo tocca. Peccato che “nessuno lo tocca” non sia una strategia, ma un debito che matura interessi. Il risultato è un’infrastruttura fatta di più print server, componenti aggiuntivi e una configurazione per gli utenti difficile da gestire, per colpa di driver e dispositivi. Le soluzioni cloud come SAFEQ Cloud servono proprio a questo: semplificare tutto, fino a ridurre o eliminare i print server.
Se ti serve un motivo in più per muoverti, c’è anche Microsoft, che sta spostando Windows verso un driver IPP integrato. Secondo il suo piano, dal 15 gennaio 2026 i nuovi driver V3 e V4 non arrivano più in automatico su Windows Update, dal 1° luglio 2026 Windows preferisce il driver IPP integrato e dal 1° luglio 2027 i driver di terze parti ricevono solo correzioni di sicurezza. I driver già installati continuano a funzionare: non è un’emergenza, è una direzione. I dettagli sono nella documentazione sulla modern print platform.
Quanto costa una VPN che serve solo a stampare?
Prendi un retailer con decine di punti vendita, o un’agenzia con sedi sparse. Ogni sede ha le sue stampanti, e ogni stampante deve essere raggiungibile da un server. Risultato: VPN o MPLS verso ogni sede, spesso tenuti in vita per un solo motivo, far uscire etichette, bolle e il listino del giorno.
Poi c’è l’attività umana ricorrente. Un nuovo negozio, una stampante sostituita, un PC rinnovato: qualcuno deve installare driver, code e porte. A mano, ogni volta. È il genere di lavoro che nessuno scrive nel business case del Cloud Shift e che pesa sul conto più di quanto si pensi, senza nemmeno la dignità di una voce a budget.
Con una soluzione cloud la logica si ribalta. Aggiungi stampanti e utenti dal portale e il SAFEQ Cloud Client mostra a ciascuno le code giuste in automatico, con un unico driver universale. Il nuovo negozio non aspetta più il tecnico.
Il consiglio di MDS
Quando costruisci il business case del Cloud Shift, metti nel conto anche VPN, MPLS e ore di installazione legate alla stampa. Spesso scopri che il print server giustifica da solo il costo della soluzione software
Perché il gestionale cloud non trova più le stampanti?
Quando il gestionale gira nel cloud e le stampanti stanno nella rete del negozio, qualcuno deve fare da ponte. Prendi SAP S/4HANA Cloud: per stampare su stampanti locali usa le code di stampa, e il ponte è SAP Cloud Print Manager, un software Windows da installare nella rete del cliente, che SAP stessa consiglia di mettere su un print server Windows sempre acceso. Rileggi la frase: il gestionale è nel cloud, ma per stampare gli serve un print server.
Il guaio si vede soprattutto con la stampa in batch. Se in una sede manca la VPN o l’MPLS, oppure il Cloud Print Manager non è attivo, la coda si riempie e le bolle non escono, finché il magazziniere non chiede dov’è finito il suo lavoro.
Spostare il punto d’arrivo cambia il gioco. SAFEQ Cloud ti aiuta a stampare da SAP in due modi: aggiungere una coda IPPS al server SAP, oppure stampare da un client SAP installato sul PC verso le code create dal SAFEQ Cloud Client. In entrambi i casi la stampa è un invio verso una coda nel cloud, e il percorso fino alla stampante lo gestisce la soluzione, non il tuo ufficio rete. Ogni scenario SAP va valutato caso per caso, e ci torneremo con un articolo dedicato.
Che fine farà la scansione via mail?
La scansione via mail è il punto debole che tutti conoscono e nessuno vuole toccare. Il copione tipico: un utente di servizio sul server SMTP, con una password che non scade mai (perché se scade, le multifunzioni smettono di inviare e partono le telefonate), configurata a mano su decine di dispositivi. Per la sicurezza è come lasciare la chiave sotto lo zerbino, con scritto “chiave” sullo zerbino.
Microsoft spinge da anni verso la Modern Authentication anche per l’invio SMTP, e le date si sono spostate più volte. Secondo gli ultimi aggiornamenti del Message Center di Exchange Online, per ora l’autenticazione di base per SMTP AUTH continua a funzionare, da dicembre 2026 verrà disattivata per impostazione predefinita e la data di rimozione definitiva sarà annunciata nella seconda metà del 2027. Tradotto: il tempo c’è, ma non è infinito, e conviene controllare il Message Center del tuo tenant.
Qui arriva la domanda scomoda: con la Modern Authentication le app hanno autorizzazioni e segreti che scadono. Se ogni scadenza significa rifare il giro di configurazione su ogni multifunzione, hai solo sostituito la password che non scade mai con una scadenza che arriva puntuale, di solito di venerdì sera.
Se la scansione passa da un servizio cloud, la configurazione vive in un punto solo. In SAFEQ Cloud la configurazione di invio per Office 365 e Gmail usa OAuth 2.0: l’autorizzazione si fa dal portale, l’account mittente può essere protetto e SAFEQ Cloud non conserva alcuna password, solo token. Le multifunzioni non conoscono nessuna credenziale di posta, e quando serve riautorizzare lo fai dal portale, una volta, non su cento macchine.
Come si stampa senza print server?
Con una soluzione di cloud printing come SAFEQ Cloud la coda di stampa non vive più su un server in sede. Gli scenari possibili sono tre e possono anche convivere nella stessa azienda, sede per sede.
| Scenario | Cosa resta in sede | Come si stampa |
|---|---|---|
| Stampa diretta | Nessun print server. | Gli utenti usano lo stesso driver universale e il SAFEQ Cloud Client mostra a ciascuno le code giuste in automatico. La licenza per i terminali sulle multifunzione non è necessaria e si può aggiungere in seguito. |
| Con gateway (edge printing) | Un gateway, hardware o software. | I lavori di stampa possono restare sul PC dell’utente, andare nel cloud o passare dal gateway, per esempio per ragioni di conformità o per le stampe automatiche del gestionale. |
| Pure cloud | Nessun hardware locale per l’insieme completo delle funzionalità. | Servono multifunzioni compatibili con il terminale cloud del produttore, senza gateway. |
MDS lavora anche con OptimiDoc e Printix, la soluzione di stampa cloud serverless di Tungsten. La scelta tra le due dipende dal tuo contesto, ed è per questo che la facciamo insieme, caso per caso.
Come si passa senza fermare l’ufficio?
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Fai il censimento
Elenca stampanti e multifunzioni, modelli, code, driver e sedi. Aggiungi chi scansiona via mail e quali gestionali stampano: sono i punti dove il print server si nasconde meglio.
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Scegli lo scenario per ogni sede
Stampa diretta, gateway e pure cloud possono convivere: una sede piccola e una con vincoli di conformità non hanno necessariamente la stessa risposta.
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Facciamo un pilota
Partiamo da un gruppo ristretto di utenti e da una sede, con i tuoi modelli reali e un invio di prova dal gestionale.
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Migra per ondate
Sposta una sede dopo l’altra e tieni il print server in funzione in parallelo finché non hai verificato l’ultima.
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Spegni il print server, e controlla la VPN
Quando tutte le code vivono nel cloud, spegni il vecchio server. Poi guarda quali VPN e MPLS esistevano solo per lui: potresti scoprire un bel risparmio.
Domande frequenti
Posso eliminare del tutto il print server?
Con la stampa diretta o con il pure cloud i print server non servono più. Con un gateway resta un componente locale, hardware o software, che fa parte della soluzione. L’obiettivo realistico è eliminarli o ridurli sede per sede.
Il mio gestionale cloud riuscirà a stampare?
Dipende dal gestionale e dall’edizione. Per SAP, SAFEQ Cloud offre due modi: una coda IPPS sul server SAP o un client SAP sul PC verso le code del SAFEQ Cloud Client, nelle edizioni PRO PRINT e PRO MFD. Ogni scenario va valutato caso per caso.
Devo rifare la configurazione della scansione via mail a ogni scadenza?
Con SAFEQ Cloud l’autorizzazione OAuth con Office 365 o Gmail si gestisce dal portale, in un punto solo e non sulle singole multifunzioni. Quando serve, si riautorizza da lì.
Le stampanti che ho oggi funzioneranno?
Dipende dal modello e dallo scenario. Per questo si parte da un censimento e da un pilota su una sede, prima di toccare il resto.
Parliamone prima che scada la password
Ti aiutiamo a capire dove il print server frena il tuo Cloud Shift e a scegliere la tecnologia più adatta al tuo contesto, senza impegno. Scopri anche come funziona la stampa protetta e il cloud printing aziendale.
