In azienda si stampa ininterrottamente durante il corso della giornata lavorativa, materializzando numerosi documenti inviati via email o redatti in formato elettronico.
Ma è veramente necessario stampare tutti i documenti? Forse per alcuni è più comodo leggere in formato cartaceo piuttosto che da PC, però successivamente riponiamo i documenti in archivi stracolmi e ‘disorganizzati’. Nel momento in cui si dovrà ricercare un documento importante si possono impiegare tra i 5 e i 20 minuti, o nel caso in cui fosse stato inserito erroneamente in un archivio differente da quello corretto equivarrebbe a perderlo.

La necessità di leggere i documenti dallo schermo del PC in epoca di Smart working permette anche di risparmiare tempo nella ricerca dei file.

La digitalizzazione dei documenti consiste nel trasformare documenti cartacei in file digitali, consultabili da qualunque dispositivo elettronico.
Attualmente la digitalizzazione dei documenti è all’ordine del giorno, seppure spesso ignorata e sottovalutata in molte aziende.

Vantaggi digitalizzazione documentale

• Ridurre i costi di stampa, rendendo possibile una riduzione del consumo di carta e di inchiostro
• Risparmiare tempo e aumentare la produttività aziendale grazie a sistemi di consultazione dei documenti più efficaci
• Evitare perdita dei dati (data-loss) e stampa abbandonata
• Disponibilità dei documenti da qualsiasi Device, anche a distanza per lavoro da remoto.

Digitalizzazione documenti: è una soluzione sicura?

La digitalizzazione documentale è supportata da scanner e software di Document Capture e Document Management.
Salvare file su un server, piuttosto che conservare il documento cartaceo in archivio, è più sicuro.  Software appositi assicurano la protezione da attacchi malware e da accessi illeciti.
Un altro vantaggio della digitalizzazione riguarda la possibilità di occupare meno spazio fisico e l’efficienza nel reperimento dei documenti. Risulta però  necessario organizzare accuratamente i documenti scansionati evitando che diventino irreperibili a causa di mancato processo di rinominazione del file.

Smart working e digitalizzazione documenti

La digitalizzazione dei documenti rappresenta la migliore soluzione disponibile per lavoro da remoto. In tal modo il dipendente da casa può accedere facilmente a documenti presenti nell’archivio digitale e caricare nuovi file, i quali risulterebbero immediatamente reperibili anche ad altri colleghi, ovunque essi si trovino.
In tempi di Covid si è assistito ad una drastica riduzione dell’attività di stampa nelle aziende, in quanto nessuno si trovava in ufficio e in pochi stampavano da casa. Così la digitalizzazione dei documenti è risultata essere l’unica soluzione disponibile, rivelandosi pratica ed efficace se eseguita correttamente.

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