Adiuto | Gestione documentale e workflow documentali aziendali
Adiuto è la piattaforma di gestione documentale e automazione dei processi aziendali sviluppata da Bluenext. Raccoglie documenti da qualsiasi fonte, li archivia in modo strutturato e li mette in movimento attraverso workflow approvati, tracciabili e conformi al GDPR.
Pensata per IT Manager, responsabili amministrativi e team operations che devono smettere di gestire documenti a mano e iniziare a farlo in modo digitale, efficiente e auditabile.
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Processi più veloci: i documenti passano da un responsabile all’altro senza attesa, senza email, senza carta
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Costi operativi ridotti: meno ore FTE su archiviazione, ricerca e protocollazione manuale
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Compliance garantita: GDPR nativo, conservazione sostitutiva a norma, audit trail su ogni operazione
Cos’è Adiuto
Adiuto è una piattaforma modulare di Document Management System (DMS), Business Process Management (BPM) e Content Management (CMS) che gestisce l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali: dall’acquisizione all’archiviazione, dal workflow approvativo alla conservazione sostitutiva a norma.
A differenza di soluzioni generaliste, Adiuto nasce per essere adattata ai processi specifici di ciascuna azienda. Il sistema viene disegnato insieme al cliente per rispecchiare le sue categorie documentali, i suoi flussi approvativi e le sue regole di accesso. Il risultato non è un software standard da imparare, ma uno strumento configurato sui processi reali dell’organizzazione.
La piattaforma è sviluppata interamente in Java, è completamente server-based e accessibile via browser da qualsiasi dispositivo della rete aziendale, inclusi smartphone e tablet Android e iOS. Si interfaccia con i database più diffusi (Oracle, MS SQL Server, MS SQL Express) e opera in ambienti Microsoft, Linux e AS400/iSeries.
MDS Consultancy gestisce l’implementazione di Adiuto, dalla progettazione del modello documentale all’integrazione con i sistemi esistenti, fino alla formazione degli utenti e al supporto post-go-live.
Come funziona Adiuto in 3 steps
Acquisizione
I documenti entrano nella piattaforma da qualsiasi fonte: scanner, email, sistemi gestionali (SAP, ERP), applicazioni Office o caricamento manuale. Vengono classificati automaticamente per categoria documentale e associati ai metadati definiti in fase di configurazione.
Gestione e workflow
Il documento viene instradato verso i responsabili secondo il flusso approvativo configurato. Ogni passaggio richiede un’azione esplicita (approvazione, firma digitale, presa visione). Il sistema notifica automaticamente gli utenti coinvolti e traccia ogni azione con timestamp.
Archiviazione e ricerca
Il documento concluso viene archiviato nel repository documentale con tutti i suoi metadati. È recuperabile in pochi secondi tramite ricerca per indice o full-text. La conservazione sostitutiva a norma garantisce validità legale nel tempo.
Funzionalità principali di Adiuto
| FUNZIONALITÀ | BENEFICI |
|---|---|
| Archiviazione documentale strutturata | Il sistema organizza i documenti per categorie (famiglie documentali) progettate insieme al cliente. Ogni documento mantiene il suo formato originale: Adiuto non introduce formati proprietari né modifica i file. |
| Workflow approvativi configurabili | I processi approvativi (contratti, ordini, richieste di acquisto, note spese, permessi) vengono modellati graficamente e attivati in automatico al caricamento del documento. Configurabili da flussi semplici (un firmatario) a catene di approvazione con condizioni ramificate. |
| Firma digitale e grafometrica | Ogni step del workflow può richiedere una firma digitale legale o grafometrica. I documenti firmati vengono archiviati con le firme incorporate, senza bisogno di strumenti esterni. |
| Ricerca full-text e per fascicolo | La ricerca recupera qualsiasi documento per parola contenuta nel testo (OCR incluso) o per metadato associato. I fascicoli digitali raggruppano tutti i documenti relativi a una pratica, un dipendente, un cliente o una commessa in una visualizzazione unificata. |
| GDPR nativo | Strumenti dedicati per la gestione dei diritti degli interessati: accesso, rettifica, cancellazione, portabilità. Il registro delle attività di trattamento è gestito e tracciabile. Le scadenze dei dati sono configurabili per categoria documentale. |
| Conservazione sostitutiva a norma | I documenti archiviati con valore legale (fatture, contratti, documentazione fiscale) vengono conservati in modalità sostitutiva conforme alla normativa italiana, eliminando l’obbligo di conservazione cartacea. |
| Integrazione con ERP e sistemi aziendali | La piattaforma si connette ai principali sistemi gestionali tramite REST API, SOA e Web Services. Integrazioni native con SAP R/3, SAP S/4HANA, SAP Business One, JDE, Microsoft Dynamics (AX, Navision) e altri ERP di mercato. |
| Controllo degli accessi granulare | L’accesso ai documenti è regolato per utente, gruppo e categoria documentale. L’integrazione con LDAP e Active Directory sincronizza gli utenti dalla directory aziendale. Ogni accesso viene registrato nell’audit trail. |
Quali problemi risolve Adiuto
| PROBLEMA AZIENDALE | SOLUZIONE CON ADIUTO |
|---|---|
| I documenti importanti si trovano in cartelle condivise disorganizzate, email e archivi cartacei fisici | Adiuto centralizza tutti i documenti in un unico repository strutturato, accessibile da browser. La ricerca full-text recupera qualsiasi file in pochi secondi, indipendentemente da dove è stato caricato. |
| I processi approvativi viaggiano via email e le pratiche rimangono bloccate senza visibilità | Il motore di workflow gestisce ogni processo approvativo in modo strutturato. Ogni responsabile riceve una notifica, sa cosa deve fare e entro quando. Il sistema mostra in tempo reale dove si trova ogni pratica e da quanto tempo è ferma. |
| Non c’è traccia di chi ha approvato cosa e quando (problema in sede di audit) | Adiuto registra ogni azione (apertura, modifica, approvazione, firma, rifiuto) con utente, data e ora. L’audit trail è disponibile per qualsiasi documento in qualsiasi momento, senza bisogno di ricostruire la storia a mano. |
| La gestione della conformità GDPR è manuale, frammentata e difficile da dimostrare | La piattaforma gestisce nativamente il registro delle attività di trattamento, le scadenze di conservazione, le richieste di accesso e cancellazione dei dati. In caso di ispezione, tutta la documentazione è disponibile e strutturata. |
| I documenti cartacei si accumulano, i costi di archiviazione fisica crescono e il recupero delle informazioni richiede ore | La dematerializzazione con Adiuto elimina l’archiviazione fisica per la documentazione operativa corrente. I documenti digitalizzati sono ricercabili, condivisibili e auditabili. La conservazione sostitutiva a norma gestisce anche la documentazione con valore legale. |
| L’integrazione tra gestionale ERP e archiviazione documentale è inesistente o manuale | Adiuto si integra con SAP, Microsoft Dynamics, JDE e altri ERP tramite REST API e Web Services. I documenti generati dal gestionale (ordini, fatture, DDT) vengono acquisiti automaticamente nella piattaforma, classificati e resi ricercabili senza intervento manuale. |
Quanto risparmi con Adiuto
La digitalizzazione documentale con Adiuto produce risparmi misurabili su più fronti. I costi del ciclo di vita di un documento cartaceo sono spesso sottovalutati: spazio fisico, ore FTE per archiviazione e ricerca, rischi di smarrimento, costi di riproduzione, gestione degli accessi fisici.
Stima realistica per un’azienda con 200 dipendenti e 3 reparti documentali attivi:
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Riduzione tempi di archiviazione e ricerca: 50-70% nel primo anno
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Pratiche approvative bloccate o perse: riduzione del 90% con workflow strutturati
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Costi di spazio fisico archiviazione: eliminazione progressiva entro 12-24 mesi dalla go-live
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Preparazione audit GDPR e fiscali: da settimane a ore, grazie all’audit trail centralizzato
Nota: i dati variano in base al volume documentale, al numero di processi digitalizzati e all’integrazione con i sistemi esistenti. MDS Consultancy offre un assessment gratuito del processo documentale attuale.
| AREA DI COSTO | SITUAZIONE TIPICA | CON ADIUTO |
|---|---|---|
| Ore FTE su archiviazione | Trascrizione dati, protocollazione, scansione, classificazione manuale: 20-30 ore/settimana in aziende medie | Acquisizione automatica e classificazione guidata dal sistema. Riduzione del 60-80% del tempo operativo |
| Ricerca documenti | Un operatore impiega in media 15-30 minuti per recuperare un documento cartaceo o da cartelle condivise disorganizzate | Ricerca full-text in pochi secondi. Fascicoli digitali che aggregano tutti i documenti di una pratica |
| Spazio fisico archivi | Costi di affitto, scaffalature, sistemi di sicurezza per archivi cartacei. In aziende di medie dimensioni: 10.000-50.000 euro/anno | Eliminazione progressiva degli archivi fisici per la documentazione corrente. La conservazione sostitutiva gestisce anche i documenti con obbligo legale |
| Errori e pratiche smarrite | Processi approvativi via email generano versioni duplicate, approvazioni mancate, documenti non protocollati | Il workflow guidato elimina le approvazioni informali e garantisce la completezza di ogni pratica |
| Rischi di compliance | Sanzioni GDPR, difficoltà in sede di audit, documenti non tracciati | Audit trail completo, gestione scadenze dati, conservazione sostitutiva a norma. Compliance continua senza sforzo manuale |
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Con quali sistemi funziona Adiuto
Adiuto opera in ambienti Microsoft Windows Server, Linux e AS400/iSeries, coprendo la quasi totalità degli ambienti IT aziendali italiani. L’accesso avviene tramite qualsiasi browser Web aggiornato, senza installazione di client su workstation.
Dispositivi
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PC e laptop (Windows, macOS)
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Smartphone e tablet Android e iOS (interfaccia mobile nativa)
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Accesso tramite Citrix e Terminal Services per ambienti virtualizzati
Database supportati
Oracle, MS SQL Server, MS SQL Express. La piattaforma è multidatabase e può integrarsi con il database già in uso senza richiedere migrazioni.
Integrazioni ERP e applicativi aziendali
| SISTEMA | TIPO DI INTEGRAZIONE |
|---|---|
| SAP R/3, S/4HANA, SAP Business One | Connettori nativi, acquisizione automatica documenti SAP |
| Microsoft Dynamics (AX, Navision) | Integrazione via REST API e Web Services |
| JDE, EON, Gamma e altri ERP | Web Services, SOA, REST API |
| Active Directory / LDAP | Sincronizzazione utenti e gestione SSO |
| Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) | Acquisizione diretta da applicazioni Office |
| Email (SMTP) | Acquisizione documenti da email e invio notifiche workflow |
| Scanner e MFP | Acquisizione diretta tramite driver TWAIN e connettori scanner |
| CRM e SCM | Integrazione via Web Services per la gestione dei documenti commerciali |
Architettura tipica di deployment
Un’installazione standard prevede un Web Server applicativo (Apache Tomcat), un Database Server (Oracle o MS SQL) e un FTP Server per il repository documentale. I tre componenti possono coesistere sullo stesso hardware o essere distribuiti su macchine separate a seconda delle esigenze di performance e ridondanza. L’architettura modulare permette di scalare ogni componente in modo indipendente.
♦ FAQ
Domande frequenti su Adiuto
Adiuto è un DMS, un BPM o un ECM?
Tutte e tre le cose. Adiuto integra in un’unica piattaforma le funzioni di Document Management System (archiviazione e ricerca), Business Process Management (workflow e automazione) e Content Management (gestione dei contenuti destrutturati). Questo significa che non è necessario integrare tre sistemi separati: tutto opera su un unico repository e un unico motore.
Come viene gestita la conformità GDPR?
Adiuto è nativamente conforme al GDPR. La piattaforma gestisce il registro delle attività di trattamento, le scadenze di conservazione dei dati per categoria documentale, le richieste di accesso, rettifica e cancellazione degli interessati. Ogni accesso ai documenti è registrato con audit trail completo. In caso di ispezione, tutta la documentazione richiesta è disponibile in pochi clic.
È possibile integrare Adiuto con il nostro ERP già in uso?
Nella maggior parte dei casi sì. Adiuto si integra tramite REST API, SOA e Web Services con i principali ERP di mercato (SAP, Microsoft Dynamics, JDE, Navision e altri). MDS Consultancy valuta le specifiche di integrazione in fase di assessment prevendita e definisce un piano di implementazione che non richiede modifiche all’ERP esistente.
Quanto tempo richiede l’implementazione?
Dipende dalla complessità del progetto documentale. Un’implementazione base con 2-3 processi digitalizzati può essere completata in 4-8 settimane. Progetti più complessi con integrazioni ERP e molti workflow configurati richiedono 3-6 mesi. MDS Consultancy segue l’intero percorso: analisi dei processi attuali, progettazione del modello documentale, configurazione, test, go-live e formazione degli utenti.
Adiuto funziona in cloud o solo on-premise?
La piattaforma è progettata per il deployment on-premise in ambienti Microsoft, Linux e AS400. Per ambienti che richiedono flessibilità cloud o ibrida, MDS Consultancy valuta con il cliente la soluzione architetturale più adatta al contesto IT e ai vincoli di data sovereignty.
Cosa succede ai documenti già archiviati in altri sistemi?
Adiuto supporta la migrazione documentale da sistemi esistenti, inclusi repository cartacei digitalizzati, share drive, altri DMS e sistemi gestionali. MDS Consultancy gestisce il piano di migrazione per garantire la continuità degli archivi storici senza perdita di metadati e senza interruzioni operative.
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