SafeQ 6 | Gestione stampa aziendale on-premise, privata e ibrida
SafeQ 6 è la piattaforma di print management on-premise di YSoft per aziende che richiedono il massimo controllo sull’infrastruttura IT, gestione centralizzata della stampa e workflow documentali automatizzati. Disponibile in modalità on-premise, private cloud e ibrida, si adatta a qualsiasi contesto aziendale, dai 50 ai 50.000 utenti.
La soluzione ideale per IT Manager, CIO e responsabili infrastruttura che devono gestire ambienti distribuiti, garantire la compliance documentale e ridurre i costi operativi di stampa, senza rinunciare al controllo totale sui dati.
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Sicurezza documentale enterprise: autenticazione multi-fattore, cifratura end-to-end, audit trail completo e conformità GDPR.
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Riduzione costi operativi: elimina gli sprechi con regole automatiche, reporting avanzato e gestione quote per reparto.
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Massima flessibilità: on-premise, private cloud o ibrido. SafeQ 6 si adatta alla tua strategia IT senza forzare migrazioni.
Cos’è SafeQ 6
SafeQ 6 è la suite on-premise di YSoft per la gestione completa dell’ambiente di stampa aziendale. Integrata direttamente nell’interfaccia dei principali MFP e stampanti, controlla ogni aspetto del workflow di stampa e scansione: dall’autenticazione utente al rilascio sicuro dei documenti, dalla raccolta dei job alla consegna automatica verso destinazioni cloud o locali. A differenza delle soluzioni cloud-first, SafeQ 6 mantiene tutti i dati di stampa all’interno del perimetro aziendale, garantendo la massima data sovereignty per settori regolamentati come finance, healthcare e pubblica amministrazione. Supporta deployment on-premise, in private cloud e in modalità ibrida, permettendo alle aziende di scegliere il modello che si adatta alla propria strategia IT.
MDS Consultancy è Channel Partner certificato YSoft in Italia per SafeQ 6 e SafeQ Cloud. Questo garantisce supporto diretto in italiano, competenza tecnica di primo livello e una relazione diretta con il vendor per escalation e aggiornamenti.
Come funziona: dal job di stampa al documento consegnato
L’utente invia il job di stampa dal suo PC, Mac, dispositivo mobile o sistema gestionale (SAP, AS/400). Il job viene cifrato e trattenuto in una coda sicura.
L’utente si autentica alla stampante con badge NFC/RFID, PIN, username/password, SSO o app mobile. L’identità viene verificata in tempo reale contro la directory aziendale (Active Directory, LDAP).
Il documento viene rilasciato e stampato solo alla presenza fisica dell’utente autorizzato. Per la scansione, il workflow automatico processa il documento con OCR ABBYY e lo consegna alla destinazione predefinita (email, SharePoint, OneDrive, SAP, cartella di rete).
Suite disponibili: scegli il livello giusto per la tua organizzazione
| SUITE | COSA INCLUDE | IDEALE PER |
|---|---|---|
| Print Management Suite | Stampa sicura, Print Roaming, autenticazione, regole di costo, reportistica, mobile print. | PMI e mid-market con focus su controllo costi e sicurezza documentale. |
| Print Management+ Suite | Tutto il Print Management + OCR ABBYY integrato. Scansione con workflow verso destinazioni cloud e locali. Documenti ricercabili e modificabili. | Aziende che vogliono digitalizzare processi cartacei senza un DMS separato. |
| Enterprise Suite | Tutto Print Management+ + workflow di scansione avanzati, Credit e Billing, Extension Store con 50+ integrazioni, connettori SAP e sistemi legacy. | Enterprise con ambienti complessi, più sedi, workflow documentali critici. |
| Workflow Suite | Focalizzata sulla scansione automatizzata. Workflow one-touch, OCR ABBYY, consegna sicura a DMS, ERP e repository cloud. | Organizzazioni che vogliono ottimizzare solo il processo di scansione e archiviazione. |
Funzionalità principali di SafeQ 6
| FUNZIONALITÀ | BENEFICI |
|---|---|
| Autenticazione multi-metodo | Accesso con badge NFC/RFID, PIN, username/password, SSO e app mobile. Supporto two-factor authentication. Stampa guest con PIN temporanei. |
| Print Roaming (stampa sicura) | I job restano in coda cifrata finché l’utente non si autentica alla stampante. Rilascio su qualsiasi printer del sistema, in qualsiasi sede. Nessun documento abbandonato. |
| Client Based Print Roaming (CBPR) | Riduce il numero di print server trasferendo l’elaborazione del job al workstation dell’utente. Scalabile da una sede a più continenti senza driver aggiuntivi. |
| Rules-Based Engine | Libreria di regole preconfigurate per ridurre gli sprechi: forzatura fronte-retro, bianco/nero, quote per reparto, notifiche, watermark sui documenti. |
| Reportistica avanzata | Report predefiniti e personalizzati su volumi, utenti, costi e trend ambientali. Export verso Power BI e Tableau. Schedulazione automatica e routing dei report. |
| Mobile Print | Stampa nativa da iOS e Android. Upload via email o web. App mobile per autenticazione. Supporto BYOD senza accesso alla rete aziendale. |
| Scan Workflow con OCR ABBYY | Scansione one-touch verso email, cartelle di rete, SharePoint, OneDrive, SAP, DocuWare, EPIC. OCR in 200+ lingue, output in PDF, Word, Excel, PowerPoint. |
| Credit e Billing | Gestione quote di stampa per utente, gruppo o reparto. Servizi pay-to-print. Allocazione job per codici di fatturazione. |
Quali problemi risolve SafeQ 6
La gestione tradizionale della stampa aziendale genera costi nascosti, rischi di sicurezza e carichi IT difficili da giustificare. SafeQ 6 è stato progettato per eliminare questi punti critici con precisione.
| PROBLEMA AZIENDALE | SOLUZIONE CON SAFEQ 6 |
|---|---|
| Documenti sensibili abbandonati alla stampante | Il Print Roaming tiene il job in coda cifrata finché l’utente si autentica fisicamente. Zero documenti esposti, zero rischio di accesso non autorizzato. |
| Print server costosi da mantenere e aggiornare | Il CBPR riduce drasticamente il numero di print server necessari, trasferendo l’elaborazione al workstation dell’utente. Meno hardware, meno licenze, meno overhead IT. |
| Nessuna visibilità su chi stampa cosa e quanto costa | Il modulo di reportistica traccia ogni evento con audit trail completo. Report schedulati, export verso Power BI e Tableau. |
| Sprechi di stampa incontrollati | Il Rules-Based Engine applica automaticamente regole di risparmio: fronte-retro, bianco/nero, quote per reparto, notifiche in tempo reale agli utenti. |
| Processi di scansione manuali e inefficienti | Gli Automated Scan Workflows con OCR ABBYY trasformano la scansione in un processo one-touch. Il documento arriva direttamente al DMS, classificato e ricercabile. |
| Compliance GDPR e audit difficili | SafeQ 6 include strumenti per diritto di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati. Audit trail disponibile in qualsiasi momento. |
| Stampa da sistemi legacy (SAP, AS/400) | SafeQ 6 Enterprise supporta la stampa diretta da sistemi host tramite API e connettori dedicati. Nessuna riscrittura delle applicazioni esistenti. |
| Ambiente multi-sede con configurazioni disomogenee | Print Roaming e driver unico garantiscono un’esperienza di stampa coerente su tutte le sedi, indipendentemente dalla marca delle stampanti. |
Quanto risparmi con SafeQ 6
SafeQ 6 non è solo una scelta tecnica: è una scelta economica con impatto misurabile sul budget IT e operativo. Le aziende che lo adottano riportano risparmi significativi già nei primi 6-12 mesi.
| AREA DI COSTO | SITUAZIONE TIPICA | CON SAFEQ 6 |
|---|---|---|
| Stampe inutilizzate | 20-40% dei job non viene mai ritirato. Carta, toner e tempo sprecati. | La stampa sicura con rilascio autenticato azzera le stampe abbandonate. |
| Gestione print server | Costi di hardware, licenze OS, patching, manutenzione continua. | CBPR riduce il numero di print server. Meno hardware, meno licenze, meno overhead. |
| Supporto utenti stampa | Ticket costanti per driver rotti, stampanti non trovate, configurazioni errate. 2-5 ore IT/settimana. | Driver unico, autenticazione centralizzata, Print Roaming automatico. Riduzione ticket del 50-70%. |
| Scansione manuale | Operatori che raccolgono, rinominano e archiviano documenti manualmente. Errori frequenti. | Workflow automatizzati one-touch con OCR ABBYY. Consegna diretta al DMS senza intervento manuale. |
| Rischi compliance | Documenti non tracciati, audit difficili, sanzioni GDPR. Costi legali e reputazionali. | Audit trail completo, strumenti GDPR dedicati, cifratura end-to-end. Compliance continua. |
| Consumo carta e toner | Stampe inutili, colore quando basta il bianco/nero, formati non ottimizzati. | Rules-Based Engine applica automaticamente le politiche di risparmio. Riduzione del 20-35%. |
Stima realistica di risparmio per un’azienda con 500 dipendenti e 25 stampanti:
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Riduzione costi di stampa: 25-40% nel primo anno (carta, toner, stampe abbandonate)
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Tempo IT recuperato: fino a 10-15 ore/mese da task di gestione ordinaria
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Print server ridotti: fino al 50% con Client Based Print Roaming
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Costi di scansione: riduzione del 60-80% con workflow automatizzati OCR
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Audit trail completo: disponibile immediatamente per GDPR, NIS2 e audit interni
Nota: i dati variano in base alle dimensioni, al numero di sedi e all’ambiente IT attuale. MDS offre una valutazione gratuita del TCO attuale e una stima del risparmio raggiungibile.
♦ Compatibile con il tuo parco stampanti
Con quali sistemi funziona SafeQ 6
SafeQ 6 è progettato per adattarsi all’ambiente IT esistente. Si integra con i principali sistemi di identità, ERP, DMS e repository cloud, senza richiedere la sostituzione dell’infrastruttura attuale.
Brand agnostic: funziona con qualsiasi stampante e MFP
SafeQ 6 è integrato nell’interfaccia utente dei principali MFP del mercato, senza richiedere hardware dedicato o contratti vendor-specific. Brand supportati nativamente:
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HP, Canon, Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Kyocera, Brother, Lexmark
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Fujifilm Business Innovation, Sharp e altri produttori con piattaforme embedded standard
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Stampanti senza embedded (SFD): gestione tramite terminali esterni YSoft o smart cable
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Configurazione tramite indirizzo IP o auto-detection in rete locale
Integrazioni con l’ecosistema aziendale
| SISTEMA / PIATTAFORMA | INTEGRAZIONE ABILITATA |
|---|---|
| Active Directory / LDAP | Autenticazione e sincronizzazione utenti dalla directory aziendale. Supporto LDAP over SSL. |
| Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams) | Scansione diretta verso SharePoint e OneDrive via workflow automatizzato. |
| Google Workspace | Scansione verso Google Drive, invio via Gmail. |
| SAP / AS/400 / sistemi host | Stampa da sistemi gestionali legacy tramite API e connettori dedicati (Enterprise Suite). |
| DocuWare, EPIC, MicroFocus | Consegna automatica dei documenti scansionati verso DMS e ECM di terze parti. |
| Power BI / Tableau | Export dinamico dei dati di reportistica per analisi avanzate. |
| iOS e Android | App mobile SafeQ per stampa e autenticazione da smartphone e tablet. |
| SMTP / cartelle di rete | Consegna scansioni via email o verso cartelle condivise locali. |
Sicurezza documentale e compliance
YSoft è riconosciuta nel settore per la solidità della sua postura di sicurezza. SafeQ 6 è progettato con il principio security-by-design, con specialisti di sicurezza integrati nei team di sviluppo e revisione continua del codice.
| AREA DI SICUREZZA | IMPLEMENTAZIONE IN SAFEQ 6 |
|---|---|
| Cifratura end-to-end | Ogni job è cifrato dalla sottomissione al rilascio, sia in transito (IPP over TLS, HTTPS) che a riposo (Microsoft EFS). Zero vulnerabilità lungo il percorso. |
| Cifratura credenziali service account | Password e segreti cifrati con algoritmo AES in modalità CBC, IV randomico e autenticazione HMAC-SHA256. Non-deterministico by design. |
| Nessun dato sull’hard drive MFP | SafeQ 6 non memorizza dati sull’hard drive della stampante. Scansioni e copie vengono cancellate immediatamente al termine del job. |
| Audit trail completo | Ogni azione (stampa, copia, scansione, fax, autenticazione) viene tracciata con metadati completi. Disponibile per audit di sicurezza e compliance GDPR. |
| Threat Modeling (Microsoft STRIDE) | Analisi delle minacce con diagrammi dataflow nella fase di design. Eliminazione dei difetti architetturali prima della produzione. |
| Controlli di sviluppo quotidiani | Analisi statica del codice (Java e .NET), controllo librerie terze parti per vulnerabilità note, revisione di tutti gli endpoint di comunicazione. |
| Conformità GDPR | Strumenti per diritto di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati. Anonimizzazione per reporting senza rimozione delle statistiche aggregate. |
| Watermark e deleghe | Watermark configurabili sui documenti (GUID, testo, immagine). Delega dei job senza condivisione di PIN. Restrizioni per orario, sede e ruolo. |
Autenticazione: metodi supportati
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Badge NFC/RFID
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PIN / PIN scadente / PIN ospite
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Username e password
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Single Sign-On (SSO)
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App mobile SafeQ
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Two-factor authentication
Deployment e requisiti
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Modalità di deploy: on-premise (Windows Server), private cloud, ibrido
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Client disponibili: Windows, macOS, Linux, Google Cloud Print
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Connettività: rete aziendale standard, supporto offline mode per alta disponibilità
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Database: MS SQL Server (connessione TLS, cifratura AES per credenziali di servizio)
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Antivirus: compatibile con soluzioni di terze parti tramite eccezioni documentate
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Disaster Recovery: supporto RTO/RPO configurabili, piano di manutenzione personalizzabile
SafeQ 6 oggi, SafeQ Cloud quando sei pronto
SafeQ 6 è la scelta ideale per chi ha bisogno di massimo controllo on-premise oggi. Ma il percorso verso il cloud non richiede una migrazione traumatica.
YSoft offre il Cloud Transition License Program: un programma dedicato che consente ai clienti SafeQ 6 di migrare verso SafeQ Cloud ai propri ritmi, preservando gli investimenti esistenti. La transizione può essere progressiva: si inizia su un gruppo di utenti o di sedi, si verificano i risultati, si procede con il resto dell’organizzazione.
MDS Consultancy supporta l’intero percorso di migrazione, dalla valutazione dell’ambiente attuale alla configurazione di SafeQ Cloud, fino alla dismissione progressiva dei print server. Senza interruzioni operative.
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Scopri la differenza tra SafeQ 6 e SafeQ Cloud
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♦ FAQ
Domande frequenti su SafeQ 6
SafeQ 6 funziona con le stampanti che ho già in azienda?
Con molta probabilità, sì. SafeQ 6 è brand agnostic e supporta i principali MFP di HP, Canon, Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Kyocera, Brother e Lexmark. Per stampanti senza embedded, YSoft fornisce terminali esterni e smart cable. MDS Consultancy effettua una verifica di compatibilità gratuita prima di qualsiasi implementazione.
Qual è la differenza tra Print Management Suite, Print Management+ e Enterprise Suite?
La Print Management Suite include le funzionalità core: autenticazione, Print Roaming, CBPR, Rules-Based Engine, reportistica e Mobile Print. La Print Management+ aggiunge OCR ABBYY per la scansione intelligente. L’Enterprise Suite aggiunge workflow di scansione avanzati, Credit e Billing, l’Extension Store con 50+ integrazioni e connettori per SAP, HPE Manager, DocuWare ed EPIC.
SafeQ 6 è conforme al GDPR?
Sì. SafeQ 6 include strumenti dedicati per la gestione dei diritti degli interessati: diritto di accesso, rettifica, limitazione del trattamento e cancellazione dei dati. Una funzione specifica permette di rimuovere i dati identificativi dell’utente mantenendo le statistiche aggregate per il reporting. L’audit trail completo documenta ogni operazione per rispondere a richieste di ispezione.
È possibile ridurre i print server senza eliminare SafeQ 6?
Sì. Il Client Based Print Roaming (CBPR) sposta l’elaborazione del job al workstation dell’utente, riducendo significativamente il numero di print server necessari. Molte aziende passano da 10-15 print server a 2-3 server di failover, mantenendo SafeQ 6 on-premise con un TCO notevolmente ridotto.
Come viene gestita l’alta disponibilità e il disaster recovery?
SafeQ 6 supporta la configurazione di piani di manutenzione personalizzati con Recovery Time Objective (RTO) e Recovery Point Objective (RPO) definibili dall’organizzazione. In caso di perdita di connessione al Site Services, il client workstation permette la stampa in modalità offline verso stampanti precedentemente utilizzate. Al ripristino della connessione, i dati di reporting vengono sincronizzati automaticamente.
Quando ha senso scegliere SafeQ 6 invece di SafeQ Cloud?
SafeQ 6 è la scelta giusta quando l’azienda richiede massima data sovereignty (tutti i dati restano on-premise), ha sistemi legacy come SAP o AS/400 che richiedono integrazioni native, opera in settori altamente regolamentati con vincoli di residenza dei dati, o ha una strategia IT consolidata on-premise senza migrazione cloud nel breve periodo.
Qual è il percorso di supporto con MDS Consultancy?
MDS Consultancy offre supporto diretto in italiano come unico Channel Partner certificato YSoft in Italia. Il supporto copre prevendita (assessment, proof of concept, valutazione TCO), implementazione (configurazione, integrazione con AD/LDAP e sistemi aziendali, formazione) e post-vendita (helpdesk, aggiornamenti, ottimizzazione). Per escalation tecniche, MDS ha canale diretto con il team tecnico YSoft.
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