MDS Intelligent Document Capture | Il software per l’estrazione dati dai documenti aziendali
Fatture, DDT, ordini e contratti vengono letti, analizzati e inseriti automaticamente nel tuo gestionale. MDS Intelligent Document Capture è il software per l’estrazione dati da documenti aziendali che utilizza l’intelligenza artificiale per trasformare fatture, DDT e ordini in dati strutturati pronti per il gestionale
Pensato per aziende che gestiscono volumi elevati di documentazione amministrativa e vogliono ridurre errori, tempi e costi operativi senza cambiare i processi già in uso.
Cosa ottieni da subito:
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Riduzione del tempo dedicato all’inserimento manuale di dati da documenti
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Integrazione diretta con ERP e gestionali aziendali, senza sviluppi custom
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Archiviazione strutturata con motore di ricerca rapido su tutta la documentazione
Cos’è MDS Intelligent Document Capture
MDS Intelligent Document Capture è una piattaforma cloud di intelligenza artificiale progettata per automatizzare l’estrazione e l’inserimento dei dati dai documenti aziendali. Integrata da MDS Consultancy nei processi documentali dei clienti, funziona come un software di estrazione dati da documenti aziendali a ciclo completo: il documento entra in piattaforma, l’AI ne legge il contenuto, estrae i campi rilevanti, li verifica rispetto ai dati di riferimento e li invia direttamente al gestionale.
Il risultato è un processo di data entry praticamente azzerato. Ogni documento viene elaborato in circa 12 secondi, con un costo medio di acquisizione di 0,20 € per pagina. L’integrazione con i sistemi aziendali esistenti avviene tipicamente entro 7 giorni lavorativi.
MDS Intelligent Document Capture gestisce i tipi di documento più ricorrenti nella gestione amministrativa: fatture passive, DDT, conferme d’ordine e contratti. Per ciascuno, il software riconosce automaticamente i campi chiave indipendentemente dal layout del documento originale.
Come funziona in 3 step
l documento arriva in piattaforma
L’acquisizione avviene tramite upload web, deposito FTP, chiamata API o invio a un indirizzo email aziendale dedicato. Non è necessario modificare le procedure di ricezione già in uso: il software si adatta ai canali esistenti.
Il motore AI legge ed estrae i dati
MDS Intelligent Document Capture analizza il PDF, classifica il tipo di documento, identifica e cattura i campi rilevanti (dati anagrafici, riferimenti ordine, codici prodotto, quantità, prezzi, date) e segnala automaticamente eventuali anomalie o discrepanze rispetto ai dati attesi. L’elaborazione avviene senza intervento umano.
Validazione ed esportazione verso i sistemi aziendali
L’operatore verifica i dati estratti nell’interfaccia web, gestisce le eccezioni segnalate e conferma il documento. I dati vengono esportati automaticamente verso ERP, CRM o gestionale nei formati CSV, XML, JSON o tramite API diretta.
Quali problemi risolve MDS Intelligent Document Capture
| PROBLEMA AZIENDALE | SOLUZIONE CON MDS INTELLIGENT DOCUMENT CAPTURE |
|---|---|
| Il personale dedica ore ogni giorno all’inserimento manuale di dati da fatture, DDT e ordini nel gestionale | MDS Intelligent Document Capture automatizza l’intero processo di lettura, estrazione e inserimento. Il documento arriva in piattaforma e i dati escono già strutturati e pronti per il gestionale. Le persone si occupano solo delle eccezioni segnalate dal sistema, non del data entry di routine. |
| I documenti arrivano da decine di fornitori diversi, ciascuno con il proprio layout, rendendo impossibile qualsiasi automazione standard | Il motore AI riconosce tipo di documento e campi rilevanti indipendentemente dalla struttura grafica, senza configurare template specifici per ogni fornitore. Funziona da subito su qualsiasi layout e migliora il riconoscimento nel tempo tramite machine learning. |
| Gli errori di inserimento manuale generano discrepanze tra ordine, DDT e fattura, con blocchi contabili e contenziosi con i fornitori | MDS Intelligent Document Capture confronta i dati estratti con i documenti di riferimento e segnala in tempo reale qualsiasi incongruenza prima che entri nel gestionale. Il ciclo di correzione viene gestito in piattaforma, prima che l’errore produca effetti a valle. |
| Recuperare un documento storico richiede decine di minuti tra cartelle condivise, email e archivi non strutturati | L’archivio indicizzato e il motore di ricerca full-text rendono ogni documento recuperabile in pochi secondi per tipologia, fornitore, data o qualsiasi campo estratto. Il visualizzatore PDF è integrato direttamente nella piattaforma, senza aprire applicazioni esterne. |
| I sistemi ERP richiedono dati in formati specifici e l’integrazione di nuove fonti documentali comporta sviluppi costosi | MDS Intelligent Document Capture esporta in CSV, XML, JSON e tramite API REST, adattandosi ai requisiti tecnici di qualsiasi ERP senza sviluppi custom. L’integrazione standard viene completata entro 7 giorni lavorativi dalla messa in opera. |
| I documenti arrivano su canali multipli: email, portali fornitori, upload manuali. Il rischio di perdere o duplicare documenti è costante | MDS Intelligent Document Capture centralizza l’acquisizione da email, FTP, API e upload web in un unico punto di controllo. Ogni documento ricevuto è tracciato con stato di elaborazione visibile, eliminando il rischio di documenti persi o elaborati due volte. |
Quanto costa gestire i documenti senza un software di estrazione dati aziendali
La gestione manuale della documentazione amministrativa è uno dei costi nascosti più rilevanti per le aziende B2B. Un operatore impiega mediamente tra i 3 e i 7 minuti per inserire manualmente i dati di un singolo documento nel gestionale. Con MDS Intelligent Document Capture, lo stesso documento viene elaborato automaticamente in circa 12 secondi al costo di 0,20 € per pagina.
Tempo operativo recuperato
Le aziende che gestiscono centinaia di fatture, DDT e ordini al mese impiegano risorse significative su attività puramente meccaniche. Automatizzare l’estrazione e l’inserimento restituisce ore settimanali al personale amministrativo, che può concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto come il controllo qualità, la gestione delle relazioni con i fornitori e l’analisi dei dati.
Riduzione degli errori di data entry e dei relativi costi di correzione
Un errore in fase di inserimento manuale può generare una catena di conseguenze: nota di credito, ritardo nel pagamento, blocco della merce in transito. Ogni ciclo di correzione ha un costo diretto in tempo e un costo indiretto in ritardo operativo. Il software riduce strutturalmente il tasso di errore grazie alla verifica automatica prima della conferma.
Accesso rapido alla documentazione storica
La ricerca manuale di un documento in archivi non strutturati richiede in media tra i 15 e i 30 minuti. Con un archivio indicizzato e motore di ricerca rapido, il recupero avviene in pochi secondi, con benefici immediati su audit interni, controlli fiscali e richieste urgenti da parte di clienti o fornitori.
Tracciabilità per compliance e audit
Ogni documento elaborato da MDS Intelligent Document Capture mantiene uno storico completo di tutte le operazioni eseguite, con chi ha validato, quando e con quale esito. Questo riduce il rischio di contestazioni in sede di controllo fiscale o audit interno.
Implementazione in 7 giorni lavorativi
Dalla firma alla messa in produzione, MDS Intelligent Document Capture si integra con ERP e gestionali aziendali in una settimana media, senza impattare i processi esistenti e senza richiedere formazione tecnica approfondita per gli utenti finali
Con quali sistemi funziona MDS Intelligent Document Capture
Tipologie di documento supportate:
● Fatture passive
● DDT (documenti di trasporto)
● Conferme d’ordine
● Contratti
● Ulteriori tipologie configurabili su richiesta
Canali di acquisizione documenti:
● Upload diretto via interfaccia web (drag and drop)
● Deposito in cartella FTP condivisa
● Integrazione via API con sistemi di ricezione esistenti
● Acquisizione da indirizzo email aziendale dedicato
● Inserimento manuale per eccezioni o volumi ridotti
Formati di esportazione disponibili:
● CSV
● XML
● JSON
● API REST verso sistemi esterni
Integrazioni principali:
● ERP (SAP, Zucchetti, TeamSystem, Microsoft Dynamics e altri tramite API standard)
● CRM e sistemi gestionali aziendali
● SafeQ Cloud per ambienti che integrano stampa sicura e gestione documentale
Requisiti tecnici:
● Piattaforma cloud accessibile da browser, senza installazioni locali
● Connessione internet per l’elaborazione dei documenti
● Nessun requisito hardware specifico per gli utenti finali
MDS Intelligent Document Capture e SafeQ Cloud: un ciclo documentale completo
MDS Intelligent Document Capture si integra con SafeQ Cloud, la piattaforma di print management cloud di YSoft distribuita in esclusiva per l’Italia da MDS Consultancy.
L’integrazione consente di coprire l’intero ciclo documentale aziendale: dalla stampa sicura e controllata tramite SafeQ Cloud, all’acquisizione e digitalizzazione dei documenti cartacei, fino all’elaborazione automatica con il software di estrazione dati e all’archiviazione nel sistema informativo aziendale.
Per le organizzazioni che vogliono un approccio unificato alla gestione documentale, al cloud printing e alla digitalizzazione, questa combinazione offre un flusso completamente tracciato, dal foglio stampato al dato strutturato nel gestionale.
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♦ FAQ
Domande frequenti sul software estrazione dati da documenti | MDS Intelligent Document Capture
Quali tipi di documento elabora MDS Intelligent Document Capture?
Il software gestisce nativamente fatture passive, DDT, conferme d’ordine e contratti. I campi estratti includono dati anagrafici, riferimenti ordine, codici prodotto, quantità, prezzi, date e altri elementi specifici per ogni tipologia. Ulteriori tipologie di documento possono essere configurate su richiesta in base alle esigenze operative dell’azienda.
Come arrivano i documenti alla piattaforma?
Come ogni software di estrazione dati da documenti aziendali, MDS Intelligent Document Capture supporta più canali di acquisizione in parallelo: upload diretto con drag and drop, deposito in cartella FTP, invio a un indirizzo email aziendale dedicato e integrazione via API con sistemi di ricezione già in uso. L’azienda sceglie uno o più canali senza modifiche ai processi esistenti.
Il software funziona anche con documenti da fornitori con layout diversi?
Sì. Il motore AI riconosce il tipo di documento e i suoi campi indipendentemente dalla struttura grafica, senza richiedere template specifici per ciascun fornitore. Il sistema migliora progressivamente il riconoscimento sui layout ricorrenti tramite machine learning. In caso di dati non leggibili, l’eccezione viene segnalata all’utente per una revisione manuale prima dell’esportazione.
Con quali ERP e gestionali si integra MDS Intelligent Document Capture?
Il software esporta in CSV, XML, JSON e tramite API REST, garantendo compatibilità con i principali ERP e sistemi gestionali in uso nel mercato italiano, tra cui SAP, Zucchetti, TeamSystem, Microsoft Dynamics e altri. I dettagli tecnici dell’integrazione vengono definiti durante la fase di implementazione.
Quanto tempo richiede l’implementazione?
Il tempo medio di messa in opera è 7 giorni lavorativi, inclusa l’integrazione con ERP o gestionale aziendale. La piattaforma è cloud-based e accessibile tramite browser senza installazioni locali. La formazione degli utenti finali richiede poche ore.
I dati aziendali elaborati dal software sono al sicuro?
MDS Intelligent Document Capture è sviluppato da Magnetic Media Network, certificata ISO 9001:2015 e ISO 27001:2022. La certificazione ISO 27001 riguarda specificamente la gestione della sicurezza delle informazioni e garantisce che i dati elaborati siano trattati secondo standard internazionali riconosciuti.
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