ControlSuite | Software print management con capture documentale e workflow automatizzati
ControlSuite è il software print management enterprise che unisce stampa sicura, acquisizione documentale intelligente e automazione dei workflow in un’unica piattaforma. Pensato per aziende che hanno bisogno di controllo completo sull’infrastruttura di stampa, governance sui documenti e integrazione con i sistemi IT esistenti, dagli ambienti on-premise ai contesti ibridi con cloud.
La soluzione ideale per IT Manager, CIO e responsabili digital transformation che gestiscono flotte MFP eterogenee, team distribuiti e processi documentali critici per la compliance.
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Produttività aumentata: automazione dei processi di stampa, capture e workflow riduce il tempo operativo e gli interventi manuali
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Costi sotto controllo: analytics predittivo, regole di stampa automatiche e gestione centralizzata eliminano gli sprechi
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Sicurezza e conformità documentate: audit trail completo, stampa sicura con autenticazione e gestione della catena di custodia dei documenti
Cos’è ControlSuite
ControlSuite è il software print management enterprise di Tungsten Automation per la gestione integrata di stampa, capture e workflow documentali. Si integra direttamente nell’interfaccia dei principali MFP sul mercato e coordina ogni fase del ciclo documentale: dall’invio del job di stampa al rilascio sicuro, dalla scansione OCR alla consegna automatica verso sistemi cloud o locali.
A differenza dei software print management focalizzati solo sulla stampa, ControlSuite agisce come punto di accesso ai processi di trasformazione digitale dell’azienda: amplia le capacità degli MFP con automazione intelligente, collega i dispositivi fisici ai sistemi aziendali (Microsoft 365, Azure, ERP) e fornisce un’interfaccia unificata per stampa, mobile e capture su tutta la flotta.
Disponibile in modalità on-premise, private cloud e ibrida grazie all’integrazione nativa con Printix, ControlSuite si adatta alla strategia IT dell’organizzazione senza imporre sostituzioni infrastrutturali.
MDS Consultancy implementa e supporta ControlSuite nelle aziende italiane, dalla progettazione dell’architettura alla configurazione dei workflow, con assistenza tecnica diretta in italiano.
Come funziona ControlSuite in 3 steps
IL DOCUMENTO ENTRA NEL FLUSSO
L’utente invia il job di stampa dal PC, dallo smartphone o da qualsiasi sistema gestionale. Il documento viene acquisito dal software print management e trattenuto in coda sicura, in attesa di autenticazione. Per la scansione, il documento fisico viene acquisito dall’MFP e avviato automaticamente verso il workflow configurato.
ELABORAZIONE E SICUREZZA
ControlSuite applica le regole configurate: autenticazione dell’utente via badge, PIN o app mobile prima del rilascio, OCR avanzato sui documenti scansionati, applicazione automatica di watermark, redazione di dati sensibili, classificazione del contenuto e instradamento verso la destinazione corretta (email, SharePoint, OneDrive, sistema gestionale).
RILASCIO, CONSEGNA E TRACCIAMENTO
Il documento viene stampato solo alla presenza fisica dell’utente autorizzato. Le scansioni vengono consegnate automaticamente alla destinazione configurata. Ogni operazione viene registrata nell’audit trail con utente, dispositivo, data e ora, disponibile in qualsiasi momento per audit di sicurezza e verifica della compliance.
Funzionalità principali di ControlSuite
| FUNZIONALITÀ | COSA FA |
|---|---|
| Stampa sicura (Secure Document Release) | Il job di stampa resta in coda cifrata fino all’autenticazione dell’utente alla stampante. Nessun documento abbandonato nel vassoio, nessun accesso non autorizzato a informazioni riservate. Supporta autenticazione via badge NFC, PIN, app mobile e credenziali aziendali. |
| Capture documentale con OCR avanzato | Acquisizione da MFP, smartphone ed email con riconoscimento ottico dei caratteri di ultima generazione. Trasforma documenti fisici in file digitali strutturati, ricercabili e pronti per l’archiviazione o l’elaborazione successiva. |
| Workflow documentali content-aware | I workflow si adattano automaticamente al contenuto del documento: classificazione, estrazione di dati specifici, instradamento verso la destinazione corretta e applicazione di regole di sicurezza basate sul tipo e sulla sensibilità del documento. |
| Analytics predittivo e dashboard | Visualizzazione interattiva dei dati di stampa, copia e scansione: volumi per utente e reparto, trend di utilizzo, costi, anomalie. I dati diventano insight azionabili per ottimizzare i processi e ridurre gli sprechi in modo proattivo. |
| Mobile print e mobile capture | I dipendenti in mobilità stampano e scansionano da smartphone iOS e Android. Autenticazione, rilascio sicuro e firma digitale da qualsiasi luogo, con eliminazione dei moduli cartacei nei processi field. |
| Regole di stampa automatiche (Rules-Based Printing) | Applicazione automatica di politiche aziendali: stampa fronte-retro, bianco e nero, quote per reparto, watermark sui documenti, redazione automatica di dati sensibili prima della stampa. |
| Audit trail e catena di custodia | Ogni operazione di stampa, copia, scansione e accesso ai documenti viene registrata con metadati completi. La catena di custodia documentale è disponibile per audit di sicurezza, verifiche di compliance e indagini interne. |
| Integrazione cloud ibrida con Printix | L’integrazione nativa con Printix abilita la gestione in ambienti ibridi: code di stampa cloud, remote print per workforce distribuita, gestione centralizzata su infrastrutture on-premise e cloud simultaneamente. |
I quattro moduli possono essere combinati: un’azienda può adottare OC-PRINT-MFP per gestire la stampa e OC-PRO per digitalizzare i processi documentali, tutto dalla stessa piattaforma e dallo stesso portale di amministrazione.
Quali problemi risolve ControlSuite
La gestione dell’infrastruttura di stampa enterprise genera costi nascosti, rischi di sicurezza e oneri di compliance difficili da quantificare. Un software print management come ControlSuite è progettato per affrontare questi punti critici con automazione intelligente e governance centralizzata.
| PROBLEMA AZIENDALE | SOLUZIONE CON CONTROLSUITE |
|---|---|
| Documenti riservati abbandonati nel vassoio della stampante | La stampa sicura con rilascio autenticato trattiene ogni job finché l’utente non si autentica fisicamente al dispositivo. Contratti, documenti HR, dati finanziari e informazioni sensibili escono dalla stampante solo nelle mani di chi li ha richiesti. |
| Processi di scansione e archiviazione manuali e lenti | I workflow di capture content-aware acquisiscono, classificano e instradano automaticamente i documenti verso la destinazione corretta. Un operatore scansiona con un tocco e il documento arriva già elaborato, indicizzato e archiviato nel sistema di destinazione. |
| Nessuna visibilità sui costi e sui volumi di stampa | Il dashboard analytics di ControlSuite fornisce dati granulari su chi stampa cosa, quante pagine, con quali costi e in quali momenti. Le anomalie vengono rilevate in anticipo, prima che diventino sprechi significativi. |
| Compliance e audit difficili su documenti stampati e scansionati | L’audit trail completo registra ogni operazione con catena di custodia documentata. Per audit GDPR, ISO 27001 o verifiche interne, i dati sono disponibili immediatamente e in forma strutturata. |
| Workforce distribuita con difficoltà a stampare da remoto | L’integrazione con Printix abilita code di stampa cloud e mobile print per dipendenti in smart working o in sedi remote, con la stessa sicurezza e le stesse policy dell’ufficio principale. |
| Flotta MFP eterogenea con gestione disomogenea | ControlSuite fornisce un’interfaccia unificata per la gestione di stampanti e MFP di brand diversi, con regole, policy e reportistica centralizzate su tutta la flotta, indipendentemente dal produttore dei dispositivi. |
Quanto risparmi con ControlSuite
Adottare un software print management come ControlSuite significa intervenire su più aree di costo in parallelo: infrastruttura, tempo IT, consumabili e rischi di compliance. Le aziende che automatizzano stampa e capture riportano risultati misurabili già nei primi mesi.
| AREA DI COSTO | SITUAZIONE TIPICA | CON CONTROLSUITE |
|---|---|---|
| Stampe abbandonate | Il 20-40% dei job inviati alla stampante non viene mai ritirato. Carta, toner e costi di acquisizione sprecati su operazioni che non producono valore. | La stampa sicura con rilascio autenticato azzera le stampe abbandonate. Il job viene stampato solo alla presenza fisica dell’utente. |
| Gestione manuale della scansione | Gli operatori raccolgono, rinominano e archiviano i documenti manualmente. Con volumi elevati sono ore perse ogni settimana, con errori frequenti e doppi archivi. | I workflow automatizzati acquisiscono, classificano e archiviano il documento con un tocco. Nessun intervento manuale sul processo di routine. |
| Sprechi di consumabili | Stampe a colori quando basterebbe il bianco e nero, singolo fronte quando il fronte-retro è sufficiente, volumi senza quota per reparto. | Il Rules-Based Engine applica automaticamente le politiche di risparmio configurate, con una riduzione media del 20-35% su carta e toner. |
| Overhead IT sulla gestione stampa | Ticket costanti per code bloccate, stampanti non trovate, configurazioni manuali su flotte eterogenee, aggiornamenti driver disomogenei. | Gestione centralizzata di tutta la flotta, autenticazione unificata, reporting automatico. Riduzione stimata del 50-70% dei ticket IT sulla stampa. |
| Rischi di compliance | Documenti non tracciati, audit trail assenti o frammentati, costi legali e reputazionali in caso di incidente su dati sensibili. | Audit trail completo su ogni operazione documentale. Catena di custodia disponibile in qualsiasi momento per qualsiasi tipo di verifica. |
Stima indicativa per un’azienda con 400 dipendenti e 20 MFP:
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Riduzione costi di stampa: 20-35% nel primo anno grazie all’eliminazione delle stampe abbandonate e alle regole automatiche di risparmio
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Tempo IT recuperato: fino a 10 ore mensili da task di gestione ordinaria su flotta, driver e supporto utenti
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Processi di scansione: riduzione del 60-80% del tempo operativo con workflow automatizzati
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Audit trail documentale: disponibile immediatamente per GDPR, NIS2 e audit interni
I dati variano in base alle dimensioni dell’azienda, al numero di sedi e all’ambiente IT attuale. MDS Consultancy offre un’analisi gratuita dell’infrastruttura di stampa e una stima del risparmio raggiungibile.
Con quali sistemi funziona ControlSuite
ControlSuite è progettato per integrarsi nell’ecosistema IT esistente senza richiedere sostituzioni infrastrutturali o riconfigurazioni complesse. Come software print management enterprise, supporta le principali piattaforme cloud, sistemi di identità e ambienti operativi.
Brand agnostic: funziona con qualsiasi MFP
ControlSuite si integra nell’interfaccia utente dei principali MFP del mercato, senza richiedere hardware dedicato o contratti vendor-specific. Brand supportati:
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HP, Canon, Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Kyocera, Brother, Lexmark e altri produttori con piattaforme embedded standard
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MFP di rete e stampanti con connettività IP
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Configurazione tramite indirizzo IP o rilevamento automatico in rete locale
Integrazioni con l’ecosistema aziendale
| SISTEMA / PIATTAFORMA | INTEGRAZIONE ABILITATA |
|---|---|
| Printix (Tungsten Automation) | Hybrid cloud print management: code di stampa cloud, remote print per workforce distribuita, gestione unificata on-premise e cloud. |
| Microsoft Entra ID (Azure AD) | Autenticazione nativa, Single Sign-On, Multi-Factor Authentication e deployment semplificato tramite identità Microsoft già in uso. |
| Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) | Capture e consegna automatica dei documenti scansionati verso SharePoint e OneDrive con workflow configurabili. |
| Azure SQL | Connessione al database cloud Microsoft con scalabilità automatica, alta disponibilità e tuning delle performance per ambienti enterprise. |
| Universal Print (Microsoft) | Integrazione API diretta per la stampa cloud da ambienti Microsoft, con riduzione dei requisiti di banda e gestione semplificata. |
| Tungsten TotalAgility | Integrazione con la piattaforma di intelligent capture e process automation Tungsten per workflow cognitivi avanzati e trasformazione end-to-end dei processi aziendali. |
| Chrome OS (Google Chrome Enterprise) | Soluzione certificata Google Chrome Enterprise Recommended, ottimizzata per ambienti Chromebook e cloud printing su Chrome OS. |
| iOS e Android | App mobile per stampa sicura, capture, autenticazione e firma digitale da smartphone e tablet. |
Metodi di autenticazione supportati
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Badge NFC/RFID
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PIN personale e PIN ospite temporanei
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Username e password con credenziali di dominio
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Single Sign-On (SSO) con Microsoft Entra ID
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Multi-Factor Authentication (MFA)
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App mobile per autenticazione da smartphone
Deployment e requisiti
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Modalità di deploy: on-premise, private cloud, ibrido (con Printix per cloud-native)
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Client disponibili: Windows, macOS, Chrome OS, iOS, Android
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Connettività: rete aziendale standard, supporto ambienti ibridi senza VPN obbligatoria grazie a Printix
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Scalabilità: dalla PMI fino a organizzazioni enterprise multi-sede
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♦ FAQ
Domande frequenti su ControlSuite
ControlSuite funziona con le stampanti che ho già in azienda?
Con molta probabilità sì. ControlSuite è brand agnostic e supporta i principali MFP di HP, Canon, Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Kyocera, Brother e Lexmark, con integrazione nell’interfaccia embedded dei dispositivi. Per stampanti di rete senza pannello embedded sono disponibili terminali di autenticazione esterni. MDS Consultancy effettua una verifica di compatibilità gratuita prima di qualsiasi implementazione.
Qual è la differenza tra ControlSuite e SafeQ Cloud?
ControlSuite è un software print management on-premise e ibrido con funzionalità enterprise avanzate di capture documentale, workflow content-aware e governance. È la scelta per organizzazioni che richiedono controllo totale sull’infrastruttura, integrazione con sistemi legacy e processi documentali complessi. SafeQ Cloud è cloud-native, elimina completamente i print server ed è ottimizzato per ambienti Microsoft 365 e Google Workspace. MDS Consultancy supporta l’assessment per identificare la soluzione più adatta al contesto specifico.
ControlSuite funziona anche per i dipendenti in smart working?
Sì, grazie all’integrazione nativa con Printix. ControlSuite gestisce l’infrastruttura on-premise, mentre Printix abilita code di stampa cloud e mobile print per i dipendenti remoti, senza richiedere VPN. La gestione rimane centralizzata su un’unica piattaforma.
Come viene garantita la sicurezza dei documenti con ControlSuite?
ControlSuite implementa la stampa sicura con rilascio autenticato: ogni job resta in coda fino all’autenticazione fisica dell’utente alla stampante. L’audit trail registra ogni operazione con catena di custodia completa. I workflow di capture applicano automaticamente regole di sicurezza basate sul contenuto, tra cui watermark, redazione di dati sensibili e crittografia. L’integrazione con Microsoft Entra ID aggiunge Multi-Factor Authentication e Single Sign-On per ulteriore protezione.
ControlSuite è adatto anche alle PMI o solo alle grandi aziende?
ControlSuite è scalabile dalla PMI fino all’enterprise. Tungsten Automation offre pacchetti flessibili calibrati sulle dimensioni e sulle esigenze dell’organizzazione. MDS Consultancy supporta la scelta del pacchetto più adatto al contesto specifico e gestisce l’implementazione per aziende di qualsiasi dimensione.
Qual è il percorso di supporto con MDS Consultancy?
MDS Consultancy gestisce l’intero ciclo di vita dell’implementazione: analisi dell’infrastruttura esistente, progettazione dell’architettura, configurazione della piattaforma e dei workflow, integrazione con i sistemi IT aziendali, formazione degli utenti e supporto post-avvio in italiano. Per esigenze tecniche avanzate, MDS ha canale diretto con il supporto Tungsten Automation.
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