OptimiDoc Suite | Digitalizzazione documenti aziendali e stampa cloud
OptimiDoc Suite combina acquisizione intelligente dei documenti e gestione cloud della stampa in un’unica piattaforma. Scansioni automatizzate con AI, OCR, instradamento verso SharePoint e OneDrive, stampa sicura senza print server. Pensato per aziende che vogliono eliminare la carta dai processi e controllare ogni documento dal cloud.
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Meno lavoro manuale: i documenti vengono elaborati e archiviati automaticamente
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Costi ridotti: niente print server, meno carta, meno errori
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Sicurezza documentale: crittografia TLS, firme digitali, accesso controllato
Cos’è OptimiDoc Suite
OptimiDoc è una piattaforma cloud modulare per la gestione documentale e della stampa, che comprende due componenti principali:
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OptimiCapture per l’acquisizione e l’elaborazione intelligente dei documenti;
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OptimiPrint per la gestione della stampa cloud senza server.
Le due soluzioni possono essere adottate separatamente o insieme, a seconda delle esigenze dell’azienda. Funzionano con i principali MFP sul mercato e si integrano nativamente con Microsoft 365 e Google Workspace, senza richiedere infrastrutture aggiuntive.
Il concetto alla base è semplice: i documenti fisici diventano file digitali strutturati in pochi secondi, le stampe vengono gestite dal cloud senza configurazioni complesse, e ogni operazione è tracciata e sicura.
Come funziona OptimiCapture
L’utente stampa dal PC o dallo smartphone come sempre. Il job di stampa viene trattenuto nel cloud finché l’utente non si autentica alla stampante (con badge, PIN o smartphone). Non esiste nessun print server da mantenere: la distribuzione dei driver avviene automaticamente, l’accesso è gestito tramite SSO con le credenziali aziendali già in uso.
SCANSIONE
L’utente scansiona da MFP, smartphone o browser web. Modalità manuale con solo un clic.
ELABORAZIONE
OCR, estrazione dati AI, conversione formato, applicazione sicurezza. Modalità automatica.
INSTRADAMENTO
Il documento arriva automaticamente alla destinazione configurata (SharePoint, OneDrive, DMS, ERP). Modalità automatica.
Scegli il modulo giusto per la tua azienda
OptimiDoc Cloud è disponibile in quattro moduli, combinabili in base alle esigenze. Il licensing è flessibile: puoi scegliere tra un modello per device (basato sul numero di stampanti) o per utente (basato sul numero di dipendenti).
| EDIZIONE | FUNZIONE PRINCIPALE | PER CHI |
|---|---|---|
| OC-PRINT-MFP | Print management per MFP: pull printing, distribuzione automatica driver, report per utente e device | Aziende che vogliono eliminare il print server. Funziona con tutti i principali brand di MFP. |
| OC-PRINT-NET | Estende le funzioni di stampa cloud alle stampanti di rete prive di pannello embedded | Ambienti misti con stampanti di rete legacy da integrare nel flusso cloud. |
| OC-PRO | Acquisizione documenti avanzata: AI extraction, OCR zonale, PDF encryption, firma digitale, output Word/Excel, Verification Station | Aziende che automatizzano processi documentali strutturati: fatture, contratti, documenti HR. |
| OC-LITE | Acquisizione base: scansione da MFP, PDF ricercabile, instradamento cloud verso OneDrive, SharePoint, Google Drive | Aziende che vogliono iniziare a digitalizzare senza complessità tecnica avanzata. |
I quattro moduli possono essere combinati: un’azienda può adottare OC-PRINT-MFP per gestire la stampa e OC-PRO per digitalizzare i processi documentali, tutto dalla stessa piattaforma e dallo stesso portale di amministrazione.
Funzionalità principali di OptimiCapture
Estrazione dati con AI
Il sistema identifica ed estrae automaticamente nomi, date, numeri di fattura, codici contratto e qualsiasi altro campo configurato, senza inserimento manuale. La funzione è disponibile in OC-PRO ed è combinabile con la Verification Station per la validazione umana prima dell’archiviazione definitiva.
OCR completo e OCR zonale
I documenti scansionati diventano PDF ricercabili o file Word, Excel e PowerPoint modificabili. Con l’OCR zonale (OC-PRO) è possibile estrarre i dati da aree specifiche del documento, ad esempio l’importo su una fattura o la data di scadenza su un contratto, aumentando la precisione sull’elaborazione massiva.
Elaborazione immagini automatica
Prima della conversione OCR, il sistema applica automaticamente correzione dell’orientamento, eliminazione bordi neri, rimozione fori di punzonatura, raddrizzamento immagine, pulizia punti e rimozione pagine bianche. Il risultato è un documento digitale di alta qualità pronto per l’archiviazione.
Riconoscimento barcode e separazione documenti in massa
Un lotto di documenti fisici può essere separato automaticamente per barcode, pagina vuota, zona specifica o numero predefinito di pagine. Utile per la gestione di grandi archivi cartacei o flussi documentali ripetitivi ad alto volume.
Instradamento automatico verso cloud e sistemi aziendali
I documenti elaborati vengono inviati automaticamente alle destinazioni configurate: Microsoft OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box, FTP/SFTP, email o cartelle di rete. Per integrazioni con DMS, ERP o CRM, OptimiCapture supporta l’esportazione tramite REST API con metadati in formato XML o JSON (OC-PRO).
Strumenti di sicurezza documentale
OC-PRO include redazione di dati sensibili, crittografia PDF, watermarking, firme digitali e versioni PDF con metadati personalizzati. Ogni documento può essere certificato e protetto secondo le policy aziendali prima dell’archiviazione.
Verification Station
Per i flussi che richiedono un controllo umano, il sistema mette a disposizione una stazione di verifica dove un operatore autorizzato valida i dati estratti dall’AI prima dell’archiviazione definitiva. Utile in ambito finance, healthcare e pubblica amministrazione.
App mobile e acquisizione da browser
Con OC-PRO, la scansione e l’acquisizione funzionano anche da smartphone e da browser web, con le stesse destinazioni e gli stessi workflow configurati centralmente dall’amministratore IT. L’azienda rimane operativa anche per i dipendenti in mobilità o in smart working.
Analytics e reportistica workflow
Il portale di amministrazione fornisce report sull’utilizzo dei flussi documentali per reparto e fascia oraria: quanti documenti elaborati, verso quali destinazioni, in quali momenti della giornata. Dati utili per identificare colli di bottiglia e ottimizzare i processi.
Funzionalità principali di OptimiPrint
Nessun print server
Tutta la gestione della stampa avviene via cloud. Niente server dedicati, niente driver da distribuire manualmente, niente aggiornamenti manuali dell’infrastruttura di stampa. Il client application gestisce automaticamente la distribuzione e gli aggiornamenti dei driver su ogni postazione.
Distribuzione automatica delle stampanti
Installata l’app sul PC, le stampanti aziendali vengono distribuite automaticamente in base all’utente, al reparto o alla sede. L’amministratore definisce le policy centralmente: ogni dipendente vede solo le stampanti pertinenti alla sua posizione. Supporta il bulk deployment tramite Microsoft Intune.
Stampa sicura con pull printing e crittografia TLS
Il job di stampa non raggiunge la stampante finché l’utente non si autentica fisicamente al dispositivo. La comunicazione tra workstation e stampante avviene con crittografia TLS end-to-end. Niente documenti abbandonati sul vassoio, niente dati sensibili accessibili a chi non dovrebbe vederli.
Autenticazione multi-modalità
OptimiPrint supporta tutti i principali metodi di autenticazione aziendale:
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Badge RFID – chi ha già un sistema badge per presenze o accessi fisici usa le stesse carte, senza emettere badge dedicati
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PIN – alternativa per chi ha dimenticato il badge o per contesti senza card reader
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App mobile con QR code
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Single Sign-On tramite Microsoft Entra ID o Google Workspace
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OTP via email per accesso da mobile
Reporting e contabilità della stampa
Ogni operazione di stampa, copia e scansione è tracciata per utente, dispositivo e reparto. Il portale fornisce report web esportabili in CSV/Excel con analisi dei costi per centro di costo e comparazione tra device. Dati concreti per allocare i costi, ridurre gli sprechi e giustificare le decisioni di acquisto.
Stampa da storage cloud
L’utente può stampare direttamente da OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox o Box, senza scaricare il file in locale. Supportata la stampa da iOS, Android, Chromebook e ambienti VDI.
Quali problemi risolve OptimiDoc Suite
La gestione documentale tradizionale genera inefficienze operative, rischi di sicurezza e costi IT difficili da quantificare. OptimiDoc Suite è stato progettato per eliminare questi punti critici su due fronti: acquisizione e archiviazione dei documenti, gestione e controllo della stampa.
| PROBLEMA AZIENDALE | SOLUZIONE CON OPTIMIDOC SUITE |
|---|---|
| Reinserimento manuale dei dati dai documenti scansionati | OptimiCapture estrae automaticamente nomi, importi, date e codici tramite AI. Il documento viene classificato e archiviato senza intervento manuale. |
| Documenti in ingresso archiviati in modo disorganizzato o via email | I workflow configurati in OptimiCapture instradano automaticamente ogni tipologia documentale (fattura, contratto, modulo HR) nella cartella SharePoint o OneDrive corretta. |
| Print server instabile e costoso da mantenere | OptimiPrint elimina il print server. La gestione della stampa avviene interamente da cloud, indipendentemente dagli aggiornamenti di sistema e senza overhead IT. |
| Nessuna visibilità sui costi reali di stampa | Il modulo di reportistica traccia ogni operazione per utente, stampante e dipartimento. Report esportabili in CSV/Excel con analisi dei costi per centro di costo. |
| Documenti sensibili abbandonati sul vassoio della stampante | La stampa sicura con pull printing trattiene il job finché l’utente non si autentica fisicamente al dispositivo. Comunicazione cifrata TLS end-to-end tra workstation e stampante. |
| Parco macchine eterogeneo senza gestione centralizzata | OptimiDoc Cloud è compatibile con centinaia di modelli MFP di Canon, Epson, Fujifilm, HP, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp e Xerox. Un solo portale di amministrazione per tutto l’ambiente. |
| Gestione documentale impossibile da remoto o in mobilità | OptimiCapture supporta l’acquisizione da browser web e app mobile. Scansione, elaborazione e archiviazione funzionano indipendentemente dalla sede dell’utente. |
Quanto risparmi con OptimiDoc Suite
OptimiDoc Suite non è solo una scelta tecnica: è una scelta economica con impatto misurabile sul budget IT e operativo. I risparmi agiscono su quattro aree distinte, già nei primi mesi di utilizzo.
| AREA DI COSTO | SITUAZIONE TIPICA | CON OPTIMIDOC SUITE |
|---|---|---|
| Gestione manuale dei documenti | Ogni documento scansionato richiede 3-8 minuti di lavoro manuale per rinominarlo, classificarlo e archiviarlo. Su volumi elevati, sono ore perse ogni settimana. | OptimiCapture automatizza elaborazione e archiviazione. L’unico step manuale rimane la scansione. |
| Infrastruttura print server | Costi di hardware, licenze OS, patching, manutenzione continua e gestione driver su ogni postazione. | OptimiPrint elimina il print server. Distribuzione driver automatica, aggiornamenti gestiti centralmente senza intervento IT. |
| Stampe abbandonate e sprechi | Il 20-30% dei documenti stampati non viene mai ritirato. Carta, toner e tempo sprecati su operazioni che non producono valore. | Il pull printing trattiene ogni job finché l’utente non si autentica fisicamente. Le stampe abbandonate si azzerano. |
| Errori da reinserimento manuale | Ogni dato reinserito a mano porta un margine di errore. In fatturazione e gestione contratti, un errore ha impatto economico diretto. | L’estrazione AI riduce gli errori alla fonte. La Verification Station presidia i flussi critici prima dell’archiviazione definitiva. |
| Rischi di compliance | Documenti non tracciati, accessi non registrati, PDF condivisi via email: ogni gap documentale è un rischio GDPR con potenziali costi legali e reputazionali. | Crittografia, audit trail completo e controllo accessi centralizzato. Compliance documentabile in qualsiasi momento. |
I dati variano in base al volume documentale, al numero di dispositivi e all’ambiente IT attuale. MDS offre un’analisi gratuita del tuo scenario con stima dei risparmi raggiungibili.
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Con quali sistemi funziona OptimiDoc Suite
Dispositivi MFP supportati
OptimiDoc Cloud è compatibile con i principali produttori di MFP, con app embedded dedicate: Canon, Epson, Fujifilm, HP, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp e Xerox. Per i dispositivi di rete senza pannello embedded, è disponibile OC-PRINT-NET con app mobile OptimiDoc come intermediario.
Archiviazione cloud e destinazioni
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Microsoft OneDrive e SharePoint (Microsoft 365)
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Google Drive (Google Workspace)
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Dropbox e Box
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FTP, SFTP e FTPS
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Cartelle locali e condivise in rete (richiede OptimiDoc Cloud Node)
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Email come destinazione di instradamento
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REST API per integrazioni custom con DMS, ERP, CRM
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Export metadati in formato XML/JSON (OC-PRO)
Sistemi di identità e accesso
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Microsoft Entra ID (ex Azure AD) per SSO aziendale
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Google Workspace per ambienti Google-first
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Active Directory locale con sincronizzazione utenti
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Import utenti da CSV
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Supporto gruppi e dipartimenti
Piattaforme e sistemi operativi
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Windows e mac OS (client desktop con distribuzione automatica driver)
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iOS e Android (app mobile per stampa e acquisizione)
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Chromebook
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Ambienti VDI
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Bulk deployment tramite Microsoft Intune
Setup tipico e installazione
OptimiDoc Cloud non richiede infrastrutture on-premise dedicate per il modulo cloud. La configurazione avviene tramite portale di amministrazione centralizzato. L’unico componente locale opzionale è l’OptimiDoc Cloud Node, necessario solo per il supporto a stampanti di rete non-MFP e per il salvataggio su cartelle locali condivise.
MDS Consultancy gestisce l’implementazione completa: analisi del parco macchine, configurazione del portale, setup dei workflow documentali, integrazione con i sistemi IT esistenti e formazione degli utenti.
♦ FAQ
Domande frequenti su OptimiDoc Suite
Con quali stampanti funziona OptimiCapture?
OptimiCapture è compatibile con centinaia di modelli di MFP dei principali produttori: Canon, Epson, Fujifilm, HP, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp e Xerox. Non è richiesta nessuna stampante specifica: il software si adatta al parco macchine esistente in azienda. Per le stampanti di rete senza pannello embedded, è disponibile il modulo OC-PRINT-NET con app mobile come intermediario.
OptimiPrint richiede un server dedicato?
No. OptimiPrint è una soluzione cloud nativa: non richiede print server né macchine dedicate in infrastruttura. La gestione avviene interamente via portale web. L’unico componente locale opzionale è l’OptimiDoc Cloud Node, necessario solo per il supporto a stampanti di rete non-MFP e per il salvataggio su cartelle locali condivise.
Qual è la differenza tra OC-LITE e OC-PRO?
OC-LITE copre le funzioni base di acquisizione: scansione da MFP, conversione in PDF ricercabile e instradamento verso cloud storage (OneDrive, SharePoint, Google Drive). OC-PRO aggiunge l’elaborazione avanzata: estrazione dati con AI, OCR zonale, conversione in Word/Excel/PowerPoint, separazione documenti in massa, PDF encryption, firma digitale, redazione dati sensibili, export metadati XML/JSON e Verification Station. La scelta dipende dalla complessità dei processi documentali dell’azienda.
Cosa succede se i dati estratti da un documento non sono precisi?
OptimiCapture prevede una Verification Station: prima che il documento venga archiviato definitivamente, un operatore autorizzato può verificare i dati estratti dall’AI e correggere eventuali errori. Il flusso di verifica è attivabile selettivamente per tipo di documento o per livello di confidenza dell’estrazione. Disponibile in OC-PRO.
OptimiDoc è compatibile con SAP o altri ERP aziendali?
L’integrazione con ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Business Central) avviene tramite REST API. OptimiCapture può esportare i metadati estratti verso sistemi esterni in formato XML o JSON strutturato, abilitando la connessione con i flussi di approvazione o contabilizzazione già presenti in azienda. MDS Consultancy gestisce la configurazione di queste integrazioni.
I documenti archiviati con OptimiCapture sono ricercabili?
Sì. L’OCR trasforma ogni documento scansionato in PDF ricercabile per testo completo. I metadati estratti (fornitore, data, importo, ecc.) vengono associati al file nell’archivio cloud, rendendo ogni documento trovabile sia per contenuto testuale che per metadato specifico.
Come avviene la migrazione dal print server attuale a OptimiPrint?
Il passaggio è graduale e non comporta interruzioni operative. OptimiDoc Cloud supporta ambienti misti durante la transizione: i dispositivi vengono migrati progressivamente mentre il print server esistente rimane attivo. MDS Consultancy gestisce l’intero processo di migrazione, dalla mappatura del parco macchine alla validazione finale.
OptimiDoc Suite è adatta anche alle PMI?
Sì. La suite scala da ambienti con poche decine di utenti fino a organizzazioni enterprise multi-sede. Il modello di subscription permette di iniziare con un numero ridotto di licenze e crescere in base alle esigenze, senza investimenti hardware iniziali. OptimiPrint in particolare è una soluzione di ingresso efficace per le PMI che vogliono eliminare il print server senza complessità.
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Formazione degli utenti e del team IT
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Supporto continuativo post-implementazione
